Bedrijfsvoering

In 2021 zijn we met een aantal zaken bezig geweest, zoals het aanpassen van een aantal personele regelingen aan de actualiteit.
Voor de ECGeo businesscase hebben we vanuit Bedrijfsvoering een trekkende rol vervult bij zowel de personele als de financiële werkgroep.

Het project “Het nieuwe werken in Leudal”
De term het nieuwe werken is vervangen door Hybride werken.
Thuiswerken is in 2020 ingevoerd vanuit een ongewilde situatie met betrekking tot COVID-19 en gaat nu langzaam structureel ingebed worden in de vorm van Hybride werken. Een werkvorm die we breed als organisatie omarmd hebben. Daar waar de burgers ons nodig hebben werken we fysiek en daar waar het kan digitaal, tevens aangepast op de thuissituatie van onze medewerkers. Er is inmiddels toestemming van de gemeenteraad om middelen hiervoor te gaan benutten en daarmee kunnen we de verdere uitrol ook in voorzieningen en scholing vorm gaan geven.

Organisatievisie/ strategische visie
De strategische visie is later tot stand gekomen door de beperkingen in fysieke bijeenkomsten vanwege de geldende coronamaatregelen. Uiteindelijk is de nieuwe strategische visie ‘Mooi leven in Leudal’ eind 2021 vastgesteld. Waar de strategische visie het afwegingskader is voor belangrijke opgaven en toekomstige beleid- en besluitvorming, maakt een organisatie- en dienstverleningsvisie duidelijk wat dit vraagt van de dienstverlening en de (inrichting) van de organisatie. Door de vertraging in de oplevering van de strategische visie is daarom de realisatie van een actuele  organisatie- en dienstverleningsvisie verschoven naar 2022.  

Mandaatregeling
De mandaatregeling is in maart 2021 geactualiseerd waarbij kritisch is bezien op welk niveau een mandaat toegekend wordt. De positie van het college is daarbij versterkt en het doormandateren naar medewerkers is nagenoeg beëindigd.

Investeren in het verbeteren van sturing
Het werken met teamplannen kreeg in 2021 een basis gekregen waar de IWP’s op zijn aangesloten. Op deze manier wordt er doelgerichter gewerkt door teams en medewerkers. COVID-19 heeft hier een nieuwe dimensie aan gegeven doordat er gedurende langere tijd met medewerkers op afstand werd samengewerkt, hetgeen nieuwe hedendaagse vraagstukken met zich meebrengt op het vlak van sturing en contact tussen leidinggevende en medewerker.

Opleiding en ontwikkeling
Het afgelopen jaar zijn de opleidingen vooral gericht geweest op competentieontwikkeling en specifiek op een aantal grotere projecten zoals omgevingswet en transformatie burgerzaken.  Daarnaast is er ook volop ingezet op onderhoud van kennis en vaardigheden die nodig is en blijft voor de vervulling van de eigen functie.

Strategische personeelsplanning
Managers zijn volop aan de slag gegaan met strategische personeelsplanning (SPP). Dit heeft geleid tot een vlootschouw waarbij zij beelden kregen van huidig en toekomstig potentieel binnen hun organisatieonderdeel. Dit hebben zij afgezet tegen toekomstige ontwikkelingen die relevant zijn. De resultaten van de eerste ronde van SPP zijn nu helder en leiden tot acties op het vlak van onder andere arbeidsmarktcommunicatie, werving, duurzame inzetbaarheid maar ook richting individuele medewerkers waarbij SPP op persoonsniveau inkleuring krijgt en tot acties kan gaan leiden in gesprek met de medewerker. Er is een duidelijke link te leggen tussen SPP en de uitrol van duurzame inzetbaarheid. Daarnaast hebben we het introductieprogramma verbetert en aangepast aan de actualiteit, dit om er voor te zorgen dat nieuwe medewerkers die we met veel moeite hebben geworven, warm opgevangen worden in onze gemeente.

Duurzame inzetbaarheid
In 2021 hebben we de keuze gemaakt om over te stappen op een andere arbodienst, omdat de grote arbodienst Zorg van de Zaak onvoldoende aansloot bij onze verwachtingen van advisering op het vlak van arbozorg. We hebben daarbij een nieuwe bedrijfsarts gekregen die ons het komende jaar gaat meenemen op het vlak van arbozorg en ook gerichter leidinggevenden gaat adviseren en coachen.

Kwaliteitsmanagement
Binnen het project kwaliteitsmanagement worden (een aantal geprioriteerde) werkprocessen  geoptimaliseerd. De opdracht voor procesontwerp en -implementatie en scholing van betrokken medewerkers is eind 2021 gegund. Het project start begin 2022. Naar verwachting levert deze optimalisering een belangrijke bijdrage aan de taakstelling strakker sturen.

Tijdens de raadsvergadering van 3 november 2020 is een motie aangenomen. Deze motie is tevens financieel vertaald in het aangenomen amendement inzake de begroting, waardoor een extra taakstelling is opgenomen van € 200.000. Dit bedrag kan gevonden worden binnen de hele begroting indien het een resultante is van strakkere sturing binnen de organisatie. Tot op heden is nog geen invulling gegeven aan deze taakstelling. Wel zijn stappen gezet in het kader van strakker sturen. De boven formativiteit is opgelost binnen de bestaande formatie, wat resulteert in een bedrag van € 222.305 aan minder meerkosten, de nieuwe budgethouderregeling is vastgesteld en er is ook een nieuwe mandaatregeling vastgesteld. Tevens zijn bij de diverse raadsrapportages investeringskredieten afgeraamd ten gunste van de begrotingsruimte op basis van het in het verleden gemaakte afspraken. Derhalve hebben deze maatregelen geen budgettair effect voor de taakstelling.